Waarom vraagt de notaris om een UBO-verklaring bij het oprichten van een bv?

Je richt een bv op en denkt dat alles geregeld is. En dan vraagt de notaris om een UBO-verklaring, terwijl de uiteindelijk belanghebbenden toch al in het UBO-register staan. Dat voelt voor veel ondernemers als dubbel werk.

Die reactie horen we vaker. En dat is ook begrijpelijk. Toch zit er een duidelijke reden achter.

Wat is een UBO ook alweer?

Een UBO is de ‘uiteindelijk belanghebbende’ van een onderneming. Dat is de persoon die de feitelijke eigenaar is of de controle heeft over een bedrijf.

Bij het oprichten van een bv moet je deze persoon/personen registreren in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Zonder die registratie kan een bv zelfs niet worden ingeschreven.

De belangrijkste reden is simpel: de notaris is wettelijk verplicht om zelf onderzoek te doen. Ook als de gegevens al in het UBO-register staan.

Dit komt door de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Die wet ziet de notaris als een belangrijke controleur bij financiële en juridische transacties.

In de praktijk betekent dit:

• De notaris mag niet volledig vertrouwen op het UBO-register
• De notaris moet zelf vaststellen wie de UBO’s zijn
• De notaris moet dit goed vastleggen in het dossier

Het voelt misschien dubbel, maar het is geen keuze. Het hoort bij de rol van de notaris.

“Maar dit hebben we toch al gedaan?”

Veel ondernemers denken dat de registratie in het UBO-register voldoende is. En eerlijk is eerlijk: zo voelt het ook vaak.

In de praktijk zien we dat het UBO-onderwerp voor veel mensen nog onduidelijk is. De meeste ondernemers weten niet precies wat een UBO is of hoe die wordt bepaald, daarom begeleiden wij dit proces stap voor stap.

De overheid ziet de notaris als een soort poortwachter. Dat betekent dat wij moeten controleren of alles klopt en zorgvuldig is vastgelegd. In bijna alle gevallen gaat het om betrouwbare ondernemers uit de regio.

Toch moeten wij elke keer opnieuw toetsen wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn. Dat doen we niet alleen om aan de wet te voldoen, maar ook om te zorgen dat alles juridisch klopt. Nu en in de toekomst.

Wat gebeurt er als gegevens niet kloppen?

Het komt regelmatig voor dat gegevens in het UBO-register niet (meer) helemaal juist zijn.

Bijvoorbeeld door:

• Wijzigingen in aandeelhouders
• Aanpassingen in de bedrijfsstructuur
• Onduidelijkheid bij het invullen

Als wij zien dat iets niet klopt, gaan we daar eerst met je over in gesprek. Daarna helpen we je om dit te corrigeren. In sommige gevallen zijn we zelfs verplicht om dit te melden.

Nee. De UBO-verklaring heb je op meerdere momenten nodig.

Bijvoorbeeld:

• Bij het openen van een zakelijke bankrekening
• Bij financieringsaanvragen
• Bij contact met andere financiële instellingen

Vaak krijg je na het oprichten van de bv alle documenten in één keer mee, zodat je direct verder kunt

Wat merk jij hiervan als ondernemer?

Voor jou betekent het vooral dat wij een aantal extra vragen stellen. En dat we soms vragen om documenten die je al eerder hebt aangeleverd. Dat doen we niet om het ingewikkeld te maken, maar om het goed te regelen. Zodat jij verder kunt met ondernemen zonder zorgen.

Het UBO-onderzoek is misschien niet het meest interessante onderdeel van het oprichten van een bv, maar het is wel essentieel. Wij zorgen dat het correct wordt vastgelegd, leggen het helder uit en begeleiden je stap voor stap. Want of je nu een bedrijf start of verder groeit: wij staan een leven lang naast je.

Hulp nodig bij het oprichten van een bv?

Heb je vragen over de UBO-verklaring of het oprichten van een bv? We denken graag met je mee. Vanuit onze vestigingen in Enkhuizen en Grootebroek staan we voor je klaar met helder advies en persoonlijke begeleiding. Neem gerust contact met ons op.

 

Veelgestelde vragen over de UBO-verklaring

Moet ik zelf een UBO-verklaring regelen?

Nee, in de meeste gevallen doet de notaris dit voor je bij het oprichten van de bv. Wij vullen de gegevens in en zorgen dat alles correct wordt geregistreerd. Jij levert alleen de benodigde informatie aan.

Waarom kan de notaris niet gewoon het UBO-register gebruiken?

Omdat de wet dat niet toestaat. De notaris is verplicht om zelf onderzoek te doen en mag niet volledig vertrouwen op het UBO-register.

Wat gebeurt er als mijn UBO-gegevens niet kloppen?

Dan nemen we eerst contact met je op. We leggen uit wat er niet klopt en helpen je om dit te corrigeren. In sommige gevallen zijn we verplicht om dit te melden, maar meestal lossen we het samen op.

Heb ik de UBO-verklaring later nog nodig?

Ja. Je hebt deze verklaring vaak nodig bij bijvoorbeeld het openen van een zakelijke bankrekening of het aanvragen van een financiering. Het is dus belangrijk dat deze goed en volledig is.

Is een UBO-verklaring verplicht?

Ja, zonder UBO-registratie kan een bv niet worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het is een verplicht onderdeel bij het oprichten van een bv.

Wat is het verschil tussen een UBO en een aandeelhouder?

Een aandeelhouder bezit aandelen in een bv. Een UBO is degene die uiteindelijk de controle heeft of het economisch belang. Dat kan dezelfde persoon zijn, maar dat hoeft niet altijd.